Polityka Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Oliwię Kłonowską w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, w tym za pośrednictwem strony internetowej oliwiaklonowska.pl, podczas świadczenia usług indywidualnych oraz w ramach wszelkich innych kanałów komunikacji.

1. Informacje ogólne

  1. Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”), niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych i korzystania z plików cookies przez Oliwię Kłonowską, prowadzącą działalność gospodarczą z siedzibą we Wrocławiu, NIP: 8971928074, REGON: 526546625 (dalej „Administrator”).

  2. Niniejsza Polityka Prywatności znajduje zastosowanie do:
    • Serwisu oliwiaklonowska.pl,
    • sesji indywidualnych i sesji dla par (online oraz stacjonarnych),
    • spotkań grupowych i warsztatów,
    • kursów i produktów cyfrowych,
    • kontaktu za pośrednictwem mediów społecznościowych (Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, LinkedIn),
    • zapisów poprzez formularze zewnętrzne (np. Google Forms),
    • newslettera oraz innych form komunikacji elektronicznej lub telefonicznej.
  3. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących danych osobowych jest możliwy elektronicznie – poprzez adres: kontakt@oliwiaklonowska.pl lub o.klonowska0@gmail.com.

2. Definicje

W niniejszej Polityce stosuje się następujące definicje:

  • Serwis / Sklep – serwis internetowy dostępny pod adresem www.oliwiaklonowska.pl.
  • Administrator danych osobowych – Oliwia Kłonowska, prowadząca działalność gospodarczą z siedzibą we Wrocławiu, NIP: 8971928074, REGON: 526546625, e-mail: kontakt@oliwiaklonowska.pl.
  • Użytkownik / Klient – osoba fizyczna, której dane dotyczą i która korzysta z usług lub produktów Administratora.
  • Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
  • Dane szczególnej kategorii – dane osobowe, o których mowa w art. 9 RODO, w szczególności dane dotyczące zdrowia (w tym zdrowia psychicznego), stanu emocjonalnego oraz inne dane wrażliwe.

 

3. Cele przetwarzania danych osobowych i podstawy prawne

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach, na następujących podstawach prawnych:

Cel przetwarzania

Podstawa prawna

Zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług (sesje, pakiety, warsztaty, kursy)

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy

Rejestracja konta w Serwisie i umożliwienie logowania

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy

Wystawianie faktur i prowadzenie dokumentacji księgowej

art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny (ustawa o rachunkowości, przepisy podatkowe)

Komunikacja z Użytkownikiem (odpowiedzi na zapytania, obsługa zamówień)

art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO – wykonanie umowy / uzasadniony interes Administratora

Wysyłka newslettera i komunikacji marketingowej

art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda Użytkownika

Przetwarzanie danych szczególnej kategorii w ramach sesji (stan emocjonalny, zdrowie psychiczne, relacje)

art. 9 ust. 2 lit. a RODO – wyraźna zgoda Użytkownika

Działania analityczne i statystyczne (w tym cookies)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora

Remarketing, personalizacja reklam

art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda Użytkownika

Ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora

Rozpatrywanie reklamacji

art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO – wykonanie umowy / obowiązek prawny

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy lub skorzystania z określonych funkcjonalności Serwisu i usług Administratora.

 

4. Sposoby pozyskiwania danych

Dane osobowe Użytkownika gromadzone są bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, w szczególności poprzez:

  • wypełnienie formularza z danymi kontaktowymi w Serwisie,
  • wypełnienie formularza zapisu na newsletter,
  • wypełnienie formularza zamówienia w sklepie online,
  • podanie danych w trakcie procesu zawierania umowy (w tym przygotowywania oferty dla Klienta),
  • bezpośredni kontakt z Administratorem (e-mail, telefon),
  • korzystanie z usług i produktów w ramach kanałów Administratora (Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, LinkedIn),
  • rekrutację na wydarzenia lub zapis na listy zainteresowanych (np. poprzez Google Forms lub inne zewnętrzne narzędzia),
  • wiadomości prywatne w mediach społecznościowych,
  • w trakcie realizacji sesji (dane szczególnej kategorii – tylko za wyraźną zgodą).

 

5. Kategorie przetwarzanych danych

Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

  1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania/korespondencyjny.

  2. Dane dotyczące transakcji: numer rachunku bankowego, dane niezbędne do wystawienia faktury, historia zamówień.

  3. Dane dotyczące korzystania z Serwisu: adres IP, dane przeglądarki internetowej, czas korzystania, historia przeglądanych stron, źródło odesłań, ścieżki nawigacji w witrynie.

  4. Dane zawarte w korespondencji: treść komunikacji prowadzonej e-mailem lub za pośrednictwem Serwisu.

  5. Dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO) – przetwarzane wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody Klienta, w ramach realizacji sesji indywidualnych, sesji dla par lub spotkań grupowych. Obejmują one w szczególności:
    • informacje o stanie emocjonalnym Klienta,
    • informacje o relacjach osobistych,
    • informacje dotyczące zdrowia (w tym zdrowia psychicznego),
    • inne dane wrażliwe, które Klient dobrowolnie ujawnia w trakcie pracy.
  6. Administrator nie zbiera aktywnie takich danych poza kontekstem sesji i zobowiązuje się do ich szczególnej ochrony zgodnie z zasadami opisanymi w §4 Regulaminu oraz w Formularzu Zgód podpisywanym przed rozpoczęciem współpracy.

 

6. Przechowywanie danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a w szczególności:

Rodzaj danych

Okres przechowywania

Dane rozliczeniowe (faktury, dokumenty księgowe)

5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono dokument (zgodnie z ustawą o rachunkowości)

Dane klientów usług (w tym notatki z sesji, raporty)

5 lat od zakończenia współpracy – ze względu na przepisy podatkowe i ewentualne postępowania reklamacyjne, po czym są usuwane

Dane dotyczące newslettera i komunikacji marketingowej

do czasu wycofania zgody przez Użytkownika

Dane w ramach kontaktu (e-mail, telefon)

do 2 lat od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej Użytkownik zażąda usunięcia

Dane analityczne (cookies, statystyki)

zgodnie z ustawieniami plików cookies i narzędzi analitycznych (opisane w sekcji 10)

Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane.

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

  1. Podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora (procesorzy danych):
    • firmy obsługujące płatności elektroniczne (TPay, PayU, Stripe),
    • firmy hostingowe i obsługujące Serwis,
    • dostawca usług poczty elektronicznej,
    • firmy świadczące usługi księgowe,
    • dostawcy narzędzi komunikacyjnych (Google Meet, Zoom),
    • dostawcy narzędzi marketingowych (systemy mailingowe, narzędzia analityczne),
    • kancelarie prawne (w razie potrzeby).
  2. Dostawcy narzędzi sztucznej inteligencji (AI): Administrator może korzystać z narzędzi AI (np. Claude od Anthropic, ChatGPT od OpenAI) w celu przygotowywania raportów, podsumowań i materiałów pomocniczych. Do tych narzędzi nie są wprowadzane dane identyfikacyjne Klientów – notatki są anonimizowane (stosowane są inicjały lub neutralne określenia). Korzystanie z AI w kontekście sesji odbywa się wyłącznie za wyraźną zgodą Klienta, zgodnie z §4a Regulaminu.

  3. Organy państwowe: dane mogą być udostępniane na żądanie uprawnionych organów publicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dane osobowe Użytkowników co do zasady nie są przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadku korzystania z niektórych narzędzi (np. Meta, Google, narzędzi AI) przekazanie danych do państw trzecich (w tym USA) może mieć miejsce – w takich przypadkach Administrator zapewnia, aby transfer odbywał się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń prawnych (Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską).

8. Prawa Użytkowników

Użytkownik ma prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO),
  • sprostowania danych (art. 16 RODO),
  • usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO),
  • ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
  • przenoszenia danych (art. 20 RODO),
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO),
  • cofnięcia zgody w każdej chwili – przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO),
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli Użytkownik uzna, że przetwarzanie narusza jego prawa i wolności (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Zgłoszenie żądania wynikającego z wymienionych praw należy przesłać na adres: kontakt@oliwiaklonowska.pl.

Administrator spełnia lub odmawia spełnienia żądania niezwłocznie – maksymalnie w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Użytkownik zostanie poinformowany.

9. Szczególna ochrona danych w ramach sesji i pracy indywidualnej

W związku z tym, że w trakcie sesji indywidualnych, sesji dla par i pracy grupowej mogą być przetwarzane dane szczególnej kategorii, Administrator stosuje następujące zasady:

  1. Przed rozpoczęciem współpracy Klient podpisuje Formularz Zgód, w którym wyraża wyraźną zgodę na przetwarzanie danych szczególnej kategorii oraz – odrębnie – na wykorzystanie narzędzi AI do przygotowywania raportów.

  2. Notatki z sesji są przechowywane w sposób zabezpieczony (dostęp chroniony hasłem, szyfrowanie urządzeń).

  3. Dane identyfikacyjne Klienta nie są wprowadzane do narzędzi AI – notatki są anonimizowane.

  4. Klient ma prawo w każdej chwili wycofać zgodę – co skutkuje odpowiednio: zakończeniem współpracy (w przypadku wycofania zgody na dane szczególnej kategorii) lub zmianą formy raportowania (w przypadku wycofania zgody na AI).

  5. Administrator zobowiązuje się do zachowania poufności informacji uzyskanych w trakcie sesji, zgodnie z §4 Regulaminu.

10. Pliki cookies i narzędzia analityczne

  1. Serwis korzysta z plików cookies (ciasteczek) – niewielkich plików tekstowych zapisywanych na urządzeniu Użytkownika.

  2. Pliki cookies wykorzystywane są w celach:
    • zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Serwisu (cookies niezbędne),
    • zbierania statystyk (np. Google Analytics),
    • personalizacji treści i reklam (cookies marketingowe – tylko za zgodą),
    • zapamiętywania preferencji Użytkownika.
  3. Użytkownik może w każdej chwili zarządzać ustawieniami plików cookies w swojej przeglądarce oraz poprzez baner zgód w Serwisie.

  4. Wyłączenie plików cookies może wpłynąć na funkcjonalność Serwisu.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem. W szczególności:

  • korzysta z zabezpieczonych połączeń (SSL) w Serwisie,
  • stosuje silne hasła i szyfrowanie urządzeń, na których przechowywane są dane,
  • ogranicza dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
  • regularnie aktualizuje oprogramowanie i narzędzia wykorzystywane do przetwarzania danych.

12. Postanowienia końcowe

  1. W przypadku zmiany obowiązującej Polityki Prywatności, w szczególności gdy będą tego wymagały zastosowane rozwiązania techniczne lub zmiany przepisów prawa, wprowadzone zostaną odpowiednie modyfikacje do niniejszej Polityki Prywatności, które będą obowiązywały w ciągu 14 dni od opublikowania ich w Serwisie.

  2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Polityce Prywatności obowiązują przepisy RODO oraz przepisy prawa polskiego.

  3. Polityka Prywatności obowiązuje od dnia: 30.04.2025r..

Ostatnia aktualizacja: 20.04.2026r.